Department Of Finance Hiring for chief Operations and Service Management Specialist at Dubai Full Time

الهدف العام:

تمكين الدائرة من موائمة عملياتها الداخلية مع استراتيجيتها وتحديث التصميم المؤسسي الذي يضمن وجود تناغم بين مهام الوحدات التنظيمية والعمليات التشغيلية ضمن اطار عام ونموذج عمل حسب أفضل الممارسات، بالإضافة إلى تطوير نظام لإدارة العمليات المؤسسية و العمل على التحسين و التحديث الدوري لعمليات الدائرة وإعادة هندستها وفق أفضل الممارسات مع ضمان حوكمتها، وتطوير وتبسيط مراحل الخدمات/المنافع وإعداد تقارير الأداء الدورية والمقارنات المعيارية المرتبطة بمؤشرات الأداء والإشراف على شمولية الخطط التشغيلية لكافة الأعمال الرئيسية وفقاً للآلية المعتمدة في الدائرة وبما يعزز تطبيقات التميز والابتكار ويجذرها في الدائرة ويساهم بشكل أساسي في تحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية للدائرة بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الدائرة، وبما يتماشى مع اهداف الدائرة وتوجهاتها الاستراتيجية بشكل خاص واستراتيجية حكومة دبي بشكل عام

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• العمل على موائمة عمليات الوحدات التنظيمية مع استراتيجية دائرة المالية ومتابعة وضمان تحديث مهام الوحدات التنظيمية بما يتناسب مع العمليات والقوانين والتشريعات وضمان عدم الازدواجية في تنفيذ المهام، وتقديم الدعم الفني لمختلف الوحدات التنظيمية بهذا الشأن

• تحليل ومراجعة وتطوير التصميم المؤسسي واقتراح التعديلات الملائمة حسب أفضل الممارسات والأعمال الرئيسية للدائرة

• المساهمة في التحديث الدوري لاستراتيجية الدائرة بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية ووفقاً لتوجهات الدائرة بهذا الشأن

• تطوير مسودة اطار عام العمليات والعمل على تصنيف العمليات ضمن عدة مستويات لضمات الترابط الاستراتيجي والتشغيلي ومتابعة اعتماده وفق الإجراءات المعتمدة بالدائرة

• إعداد وتطوير السياسات والمنهجيات والأدلة والأدوات المتعلقة بإدارة العمليات ومتابعة التحديث الدوري عليها وبحسب الفترات الزمنية الدورية المحددة لها أو عند الحاجة

• تقييم الوضع الحالي للعمليات واقتراح التوصيات التحسينية حسب التوجه الاستراتيجي وأفضل الممارسات

• إعادة هندسة العمليات الحالية وتحليلها ومواءمتها مع الاطار العام للعمليات وتحديد الأولوية في التطبيق حسب أفضل الممارسات

• التنسيق المستمر مع الوحدات التنظيمية المعنية لضمان التحول الالكتروني والرقمي لعمليات وخدمات الدائرة والتأكد من ترابطها مع التشريعات والسياسات المعتمدة على مستوى الدائرة والحكومة

• الاشراف الفني المتخصص على تنفيذ مشاريع أتمتة العمليات والخدمات في الدائرة وتنسيق مبادرات التطوير والتحسين المستمر

• إدارة تطبيق أنظمة المواصفات القياسية في الدائرة ومتابعة الخطط التحسينية لإغلاق الفجوات من التدقيق الخارجي، وتقديم الفني المتخصص للوحدات التنظيمية ودعمها للحصول على المواصفات القياسية ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي

• تقديم الدعم اللازم للوحدات التنظيمية المعنية في بناء وتطوير وتطبيق أنظمة إدارة الجودة والأنظمة القياسية ذات العلاقة

• اقتراح وتطوير وتنفيذ آلية لقياس كفاءة وفعالية العمليات في الدائرة وضمان تنفيذ خطة تطوير شاملة للعمليات بناء على معايير أولويات التحسين ونتائج تحليل مختلف مجالات التحسين

• إدارة وتخطيط وتصميم مؤشرات العمليات للوحدات التنظيمية في الدائرة واجراء المقارنات المعيارية ضمن منهجية موحدة مع رؤية واستراتيجية الدائرة وآليات احتساب واضحة ومستهدفات واقعية وقابلة للتحقق من خلال تبني أفضل المعايير والممارسات المحلية والدولية

• مراقبة اتجاه المؤشرات واجراء التحليل الدوري لكافة الوحدات التنظيمية ووضع التوصيات والملاحظات التطويرية وإعداد تقارير بيان أثر الانحرافات في الأداء ووضع خطط التطوير والتحسين وفقاً لنتائج تقييم الأداء المؤسسي بالتنسيق مع الإدارات المعنية

• حوكمة وإدارة وتطوير النظام الإلكتروني لإدارة العمليات في الدائرة والاطلاع الدائم على كافة مستجدات وأفكار التطوير والتحسين المتبعة بهذا الخصوص بالتنسيق مع المعنيين داخلياً وخارجياً

• اقتراح وتطوير نظام لإدارة الخدمات بالدائرة يقوم على تحديد وتصنيف الخدمات، وضمان تحديد آليات قياس كفاءة وفعالية الخدمات واحتساب تكاليفها

• اعداد وتطوير وتحليل مختلف الدراسات الاستقصائية والاحصائيات المتعلقة بخدمات الدائرة وسعادة المعنيين بهذا الشأن

• العمل وبشكل مستمر على تعزيز العلاقات مع الشركاء الداخليين والخارجيين لضمان تقديم خدمات وفق أفضل المعايير

• تطوير أدلة الخدمات في الدائرة وفق أفضل الممارسات والعمل على تطبيق النماذج العالمية في تقديم الخدمة وذات العلاقة بعمل الدائرة

• تطوير نماذج وآليات لقياس مستوى الرضا عن الخدمات وفق أفضل الممارسات وتحليل نتائج قياس الرضا والمتابعة مع الإدارات المعنية لتنفيذ الفرص التحسينية بهذا الشأن

• إدارة ومتابعة ومراقبة نتائج الخدمات وضمان قياسها وتوفير نتائجها من قبل الوحدات التنظيمية في الدائرة بحسب المواعيد المحددة

• وضع خطة سنوية لتطوير الخدمات والتنسيق مع المعنيين لضمان التحول الذكي ووضع مؤشرات القياس ذات العلاقة بالتعاون مع مختلف الجهات ذات العلاقة

• المساهمة الفاعلة في نشر ثقافة التمييز وتقديم الخدمات المتميزة لكافة المتعاملين مع الدائرة وبمختلف الوسائل المتاحة

• إدارة الدعم الفني لمستخدمي النظام الإلكتروني لإدارة العمليات بالتنسيق مع مختلف الأطراف المعنية داخل وخارج الدائرة

• نقل المعرفة وتدريب وتوعية موظفي الدائرة حول مختلف الجوانب والموضوعات المرتبطة بمجال الاختصاص الوظيفي وفقاً لتوجيهات الإدارة بهذا الشأن

• المتابعة المستمرة والاطلاع على ما يستجد في مجال العمل المرتبط بإعادة هندسة العمليات وتطوير الخدمات، وتقديم المقترحات التطويرية

• تأدية أية مهام أو واجبات أخرى تتعلق بطبيعة العمل حسب التكليف
•

أ‌- الأساسية

– العلوم الإدارية / الهندسة الصناعية أو أي تخصصات ذات علاقة

– 16 سنة للبكالوريوس / 8 للماجستير / 6 للدكتوراه خبرة عملية في مجالات مشابهة

ب‌- الإضافية: شهادات مهنية متخصصة في مجال الاختصاص الوظيفي، مثل:

 مؤشرات الأداء Key Performance Indicator Professional Certification (KPI-P)

 Certified of Quality (TQM)

 Certified of Business Process Re-engineering

---